（一）学院团委日常团学干部会议（安排记录签到）

1、召开会议之前需要在群里面通知全体成员，通知他们会议地点 会议时间 会议内容。

2、把开会需要准备的资料和文件提前准备好。

3、召开会议当天让各部门负责人清点各部门成员。组织他们统一签到记录好迟到人员、未到人员、请假人员。

4、在会议开始之前各部门负责人提前准备纸和笔做会议记录。

5、并且要求自己部门的每一个人都要做会议记录。

6、在会议上要保持纪律，认真听讲，认真记录。老师提出问题时积极主动的发言。

7、在会议结束之后，各部门负责人检查每个人的会议记录。

8、把开会需要做的工作分配到个人各个部门每人都要写会议总结。

（二）:学院团委各类文件的收集整理和归档

1、收集文档前，由上级组织告知各部门的负责人，而负责人要做的是进行部门内的所有文件进行收集。

2、且向该部门所在的人员干事手中(其可以进行上传或保存)，进行文件的性质规划分类。

3、分类之后要查漏补缺，并做好备案备份，后存放于文件夹或档案袋里，且放到指定的位置，进行登记并做好记录。

4、需要取出或使用时向办公室人员进行登记，(需严格遵守工作流程，来进行取出或使用)。

（三）:学院团委办公室用品的采集和维护

1、采集之前需要做现有物品的统计，筛选出需要购买的物品及数量。

2、任命的言辞流利的干事去进行市场调查，酌选出性价比较高的物品，进行搞价等工作。

3、挑选之后进行商议，最后决定进行采购。

4、采购后进行维护工作，所有物品重新整理和统计分类。

5、借物本固定位置不能随意挪动。

6、借物前，应认真监督填写姓名所在部门电话等必填项目。

7、归还时，应认真查看物品是否有损坏等问题，如有问题应详细记录，物品归放原处位置。

（四）:学院团委各项活动经费的管理

1、制定活动计划和预算——报经费 管理部门审批——统计费用支出明细——凭报销审批单和原始凭证办理报销手续——公示费用支出明细。

2、团支部活动经费主要用于购买学习资料、文体用品、门票、纪念品等严禁购买与团支部活动无关的其它物品;严禁擅自挪用团支部活动经费用于发放补助、聚餐等。

（五）:学院团委传达工作

1、上级领导下达给各部门负责人的任务时，负责人要做好认真记录并且通知自己部门内部的人，告知他们上级领导传达下来的任务，且要求高质量高标准的完成

2、如有办公室外来人员需要找人由办公室负责接待的人转告给相关指定人员。

3、开例会时，如有未准时到场或请假人员，由各部门的负责人进行通知，并提醒、记录。

4、上级领导找指定的人时，若指定的人不在，要进行通知到位并说明不在的理由。

（六）:学院团委协调工作

1、协调，正确处理好内外部公共关系，特别是使组织内部的每一部分或每一成员的个别行动都能服从于整个集体目标，是管理过程中带有综合性、整体性的一种职能。它的功能是保证各项活动不发生矛盾、重叠和冲突，以建立默契的配合关系，保持整体平衡。与指挥不同，协调不仅可以通过命令，也可以通过调整人际关系、疏通环节、形成共识等途径来实现平衡。

2、协调职能，是指组织领导者从实现组织的总体目标出发，依据正确的政策、原则和工作计划，运用恰当的方式方法，及时排除各种障碍，理顺各方面关系，促进组织机构正常运转和工作平衡发展的一种管理职能。

3、协调职能是现代管理的重要职能。在现代管理过程中，由于管理体制不顺，权责划分不清，政出多门，互相扯皮；领导班子不团结，各吹各的号，各唱各的调；干部素质上的差异，导致对问题的认识和看法的不一致；决策失误、计划不周，导致执行的困难；客观情况的重大变化，导致原来的工作计划无法继续实施；单位、部门之间的本位主义和个人感情上的隔阂，导致相互之间的矛盾和冲突等，使得组织管理过程中充满着各种矛盾和冲突。如果不能及时排除这些矛盾和冲突，理顺各个方面的关系，组织机构的协调运转和计划目标的顺利实现就不可能。因此，协调工作十分重要。领导者必须高度重视协调工作，认真履行好协调职能。

（七）:学院团委打印相关工作

1、在每周一中午12点半左右，进行每周的打印工作，包括每周必需的周计划和周评分表。

2、各部门所需打印的文件、文字，需要在规定的时间内需要办公室部门的负责打印的人进行打印。

3、打印工作时向负责人说明好打印需求。

4、打印拒绝故意浪费打印A4纸张，若没有特殊情况需要进行双面打印，以免铺张浪费。

（八）:学院团委汇总工作

1、学院团委每一周的工作，各个部门负责人和各部门文员统一整理汇总，把每一周的工作写成总结归纳到一起。

2、各部门文员把每一周的计划要提前一周写出来上交。

3、各个部门工作总结由文员负责，每周要整理的东西要统一归纳到一起，并且打印出来留做备份

4、上级领导交代的任务要按种类分类，完成之后分类归纳到一起，放进档案袋里汇总到一起。